Jätin keväällä valtuustoaloitteen pöytäkirjojen sähköisestä allekirjoittamisesta. Olin aivan tympiintynyt siihen, että kokoustimme etänä, mutta meidän oli pakko käydä allekirjoittamassa pöytäkirjat kaupungintalolla. Täältä lännestä kun lähtee Tikkurilaan, niin aikaa ja rahaa kuluu, matkaakin on yhteen suuntaan 20 km. Kerran kävi niin, ettei pöytäkirjaa ollutkaan ja toisen kerran kävi niin, että kaupungintalolle ei päässyt virka-aikaan sisälle. Siksi tämä aloite.
Vastauksessa todetaan, että jo ennen aloitettani pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen selvitys on ollut vireillä ja että kaupunki on kilpailuttanut koko kaupungin käyttöön sähköisen allekirjoitusjärjestelmän. Vastauksessa arvioidaan, että sähköistä allekirjoitusta olisi mahdollisuus käyttää pöytäkirjojen allekirjoittamisessa jo tämän vuoden puolella. Hyvä näin.
Melkoisen kauan on pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamismahdollisuuden selvitys ollutkin jo vireillä. Löysin nimittäin viime viikolla aivan vahingossa, kun etsin jotakin muuta, valtuutettu Jaana Huhtan ja 24 muun valtuutetun lokakuussa 2012 tekemän valtuustoaloitteen sähköisen allekirjoittamisen käyttöön ottamisesta. En tätä aloitetta itsekään edes muistanut.
Huhtan tuolloinen aloite oli hyvin samanlainen kuin minun aloitteeni nyt. Hän kirjoitti silloin, siis jo vuonna 2012, että Vantaan kaupunki on jo neljä vuotta käyttänyt sähköistä kokoustekniikkaa, mutta esimerkiksi pöytäkirjat täytyy edelleen allekirjoittaa paperi+kynä -menetelmällä.
Kaupunki totesi maaliskuussa 2014 vastauksessaan Huhtalle, että ”Luottamushenkilöiden Extranetissa on olemassa tekninen mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen pöytäkirjojen tarkastus. Käyttöönottoon liittyvä muu valmistelu on meneillään” ja jatkoi, että ”Kaupungin asianhallintajärjestelmän (ASTA) käyttöönoton myötä on tarkoitus lähivuosina hakea lupaa sähköiseen arkistointiin, jolloin paperisten, käsin allekirjoitettujen asiakirjojen arkistoinnista voidaan luopua kokonaan.” Astahan on ollut meillä käytössä jo useita vuosia. Toivottavasti tämän Visman toimittaman uuden ohjelmiston ja Astan yhteensovittaminen onnistuu nyt ongelmitta ja viiveittä ja mm. luottamuselinten pöytäkirjojen allekirjoittaminen voidaan mahdollisimman pian hoitaa sähköisesti.
